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Microsoft Teams Telefonie

Der Digitalisierungsschub durch Covid-19 hat Microsoft Teams in vielen Unternehmen noch mehr in den Fokus gerückt. Eine Teams Anwendung gerät ob der vielen Möglichkeiten jedoch oft in Vergessenheit, obwohl sie ungemein nützlich ist: die Telefonie. Anbei die wichtigsten Fragen und Antworten.

Welche Funktionen bietet Teams Telefonie?

Microsoft Teams Telefonie verfügt über zahlreiche Funktionen, die man von bisherigen Telefonanlagen kennt:
Zum Beispiel den Ringruf innerhalb einer Anrufergruppe, parallelles Klingeln, Weiterleiten an einen Stellvertreter, Anrufe durchstellen, individuell gestaltbare Anruferschlaufen sowie Voicemail-Funktionalitäten. Zudem lässt sich Microsoft Teams für Audio- und Videokonferenzen mit internen und über die Firmengrenzen hinweg mit externen Teilnehmern nutzen.

Mit Microsoft Teams Telefonie ist es möglich, weltweite Telefonanrufe direkt aus der Desktop- und Mobile-App mit Ihrer Festnetznummer zu tätigen und zu empfangen.

Eine Anwendung für Telefonie, Meetings, Chat, Bildschirmfreigabe und zentrale Dokumentenablage vereinfacht die Zusammenarbeit im Team, mit Kunden und Lieferanten.

Was braucht es, um mit Microsoft Teams telefonieren zu können?

Grundvoraussetzung für die Telefonie mit Teams ist eine integrierte Kommunikationslösung eines Telefonie-Providers. Swisscom bietet z.B. mit Smart Business Connect Trunk die ideale Grundlage, um mit der Festnetznummer via Teams ins externe Telefonnetz zu telefonieren. Weiter braucht es eine Microsoft 365 Lizenz, welche die Anwendung Microsoft Teams beinhaltet. Unseren KMU-Kunden empfehlen wir Lizenzstufen für maximal 300 Nutzer, namentlich Business Basic, Business Standard und Business Premium. Für die Freischaltung der Funktionen der Teams Telefonie ist zusätzlich eine entsprechende Add-on-Lizenz pro Nutzer notwendig. Für Teams-Telefonie wird heute in der Regel Microsoft Teams Phone Standard bzw. eine passende Teams-Telefonie-Lizenz geprüft.

Wie funktioniert Microsoft Teams Phone Standard im Detail?

Teams Telefonie läuft als virtuelle Telefonanlage in der Microsoft Cloud.
Wenn Sie also mit Teams telefonieren – egal von wo und über welches Gerät –, wird zuerst eine Verbindung zur M365 Cloud aufgebaut. Dann kommt der Telefonanbieter ins Spiel und stellt die Verbindung zwischen der Microsoft Cloud und dem öffentlichen Telefonnetz her. Ihre bestehende Festnetznummer können Sie weiterverwenden.

Zusammenspiel von Microsoft und Provider

Microsoft 365 Business Lizenz
Microsoft Teams Phone Standard
Kommunikationslösung (des Telefonie-Providers)

Häufige Fragen zu Teams-Telefonie im Betrieb

Welche individuellen Einstellungen kann ich vornehmen?

Während bei bisherigen Telefonanlagen für viele Einstellungen ein Techniker notwendig war, kann der Endnutzer bei Microsoft Teams die meisten Einstellungen selbstständig vornehmen. Er kann somit die Erreichbarkeit individuell steuern und auf seine Bedürfnisse einrichten.

Mögliche Einstellungen sind:

Beispiel 1: Parallelring
Bei einem eingehenden Anruf klingelt es gleichzeitig in der Teams App und/oder auf dem Festnetz- respektive Mobiltelefon. Um Anrufe aus dem Parallelringing zu erhalten, muss auf dem Mobile keine App installiert werden.

Beispiel 2: Voicemail
Dank einem umfassenden Voicemail-System können Sie die Handhabung persönlich gestalten: Sie können definieren, wann die Voicemail eingesetzt werden soll und was gesagt wird. Ausserdem besteht die Möglichkeit eine elektronische Stimme zu nutzen oder die Nachricht selbst zu sprechen.

Beispiel 3: Anrufgruppen
Mit dieser Einstellung regeln Sie, was mit Anrufen geschieht, die Sie nicht entgegennehmen können oder möchten. Sie können zum Beispiel definieren, dass es nach einer bestimmten Zeit zusätzlich bei einem Kollegen oder bei Ihrem ganzen Team klingeln soll.

Welche Informationen kann der IT-Partner/IT-Administrator einsehen?

Der IT-Administrator hat Einsicht ins Dashboard zur Anrufqualität. Es liefert zahlreiche Informationen über die Verwendung und Qualität der Teams Telefonie und das Monitoring der Gesprächsqualität. So können z.B. spezifische Probleme bei den einzelnen Usern identifiziert und behoben werden.

Ersetzt die Teams-Telefonie die klassische Telefonanlage komplett?

Teams Telefonie kann die klassische Telefonanlage in vielen KMU-Szenarien ersetzen. Spezialfälle wie Lift, Alarm, Fax, Türöffner, Notruf, Produktion oder besondere Standortanforderungen müssen im Projekt separat geprüft werden. Lift-Telefone und Alarmanlagen sind heute weitgehend unabhängig von der Telefonanlage konfigurierbar. Liftanlagen verfügen zudem meist über Mobilanschlüsse. Die genauen Anforderungen müssen im konkreten Projekt abgeklärt und definiert werden.

Wie nutzt man Teams, wenn kein fix ausgestatteter Arbeitsplatz vorhanden ist?

Via Teams-App sind alle Funktionen auf dem Smartphone/ Laptop verfügbar. Eine weitere Möglichkeit ist die Weiterschaltung von eingehenden Anrufen auf das Mobiltelefon (Parallelring). So klingelt Ihr Mobiltelefon und Sie benötigen keine App. Für alle weiteren Möglichkeiten beraten wir Sie gerne.

Swisscom / Microsoft Leistungen

Microsoft Teams Telefonie – Lizenzen und Add-ons

Für Teams-Telefonie braucht es neben einer passenden Microsoft-365-Umgebung die richtigen Teams-Lizenzen sowie eine Telefonie-/Provider-Anbindung. Die folgenden Preise sind HEADIT-Richtpreise in CHF, exkl. MWST, auf Basis Jahresabo, monatlich verrechnet.

Produkt / Dienst	Einsatz	Richtpreis CHF, exkl. MWST	Hinweis
Microsoft Teams Phone Standard	Telefonie-Funktionen in Microsoft Teams	9.45	Benutzer/Monat, Jahresabo; Provider/Calling Plan separat
Microsoft Teams Premium	Erweiterte Teams-, Meeting- und Webinar-Funktionen	9.45	Benutzer/Monat, Jahresabo
Microsoft Teams Rooms Pro	Teams-Raumgeräte und Sitzungszimmer	37.59	Raum/Monat, Jahresabo
Microsoft Teams Shared Devices	Empfang, gemeinsam genutzte Teams-Geräte oder Shared Phones	7.56	Gerät/Monat, Jahresabo
Microsoft Audio Conferencing	Telefonische Einwahl in Teams-Besprechungen	2.31	Benutzer/Monat, Jahresabo

Swisscom Business Communication Services – Tarifmodell für Telefonanlagen (Trunk)

Die folgenden Provider-Angaben bilden die bestehende Tabellenlogik der bisherigen Seite ab. Konditionen und Verfügbarkeit sind im konkreten Projekt zu prüfen. Es handelt sich um Provider-Tarife, nicht um HEADIT-Microsoft-365-Richtpreise.

Bezeichnung	International	Schweiz	Minutentarif
Anrufe innerhalb des Unternehmens in der Schweiz	inklusive	inklusive	inklusive
Anrufe in Schweizer Fest- und Mobilnetze	inklusive	inklusive	Festnetz CHF 0.08/Minute; Mobilnetz CHF 0.30/Minute
Internationale Fest- und Mobilnetze	inklusive	gemäss Auslandtarif	gemäss Auslandtarif
Monatstarif pro Sprachkanal	CHF 67.–	CHF 57.–	CHF 18.–
Option Microsoft Teams Trunk	CHF 7.– pro Sprachkanal/Monat; einmalige Einschaltkosten gratis

Provider- und Telefonie-Bausteine

Die Microsoft-Lizenz ist nur ein Teil der Lösung. Für externe Telefonie müssen Provider, Rufnummern, Sprachkanäle, Notruf-/Spezialgeräte und Portierungen projektbezogen geprüft werden.

Baustein	Zweck	Abhängigkeit / Voraussetzung	Hinweis
Telefonie-Provider / Trunk	Verbindung zwischen Microsoft Teams und öffentlichem Telefonnetz	Provider-Vertrag, Rufnummern, Sprachkanäle	Konditionen projektbezogen prüfen
Rufnummern / Portierung	Bestehende Telefonnummern weiterverwenden	Provider, Standort, Fristen	Projektplanung notwendig
Sprachkanäle	Gleichzeitige externe Gespräche ermöglichen	Gesprächsaufkommen und Provider-Modell	Nicht pauschal festlegen
Spezialgeräte	Lift, Alarm, Fax, Türöffner, Notruf oder Produktion	Technische Einzelfallprüfung	Nicht jede Speziallösung gehört direkt in Teams
Swisscom Smart Business Connect Trunk	Mögliche Provider-Anbindung / Beispiel aus bestehender HEADIT-Praxis	Swisscom-Angebot, Standort, Kanalbedarf	Produktname und Konditionen vor Veröffentlichung prüfen

Passende Microsoft-365-Basis prüfen

Welche Microsoft-365-Basislizenz sinnvoll ist, hängt von Rollen, Geräten, Sicherheitsanforderungen und Teams-/Telefonie-Szenario ab. Die Übersicht zu Microsoft-365-Lizenzen und Richtpreisen finden Sie in unserer Microsoft-365-Matrix.

Enterprise-Pläne wie Microsoft 365 E3/E5 prüfen wir bei grösseren oder komplexeren Umgebungen separat.